Quy tắc vàng: Giữ bình tĩnh khi sếp “bốc hỏa”

Bạn đang tất bật với chiến dịch marketing cuối quý, mọi chỉ số đều có vẻ ổn định. Bỗng nhiên, sếp gọi bạn vào phòng với giọng đầy giận dữ: “Chiến dịch này là cái gì vậy? Số liệu tệ hại, tôi đã nói bao nhiêu lần rồi!”
Trong khoảnh khắc đó, phản ứng tự nhiên của bạn có thể là giải thích, tranh cãi hoặc thậm chí là cảm thấy chùn bước. Nhưng một Digital Marketer chuyên nghiệp, người luôn hướng đến sự phát triển, sẽ biết cách ứng dụng những “vũ khí bí mật” từ nghệ thuật đàm phán.

Bước 1: Lắng nghe 
Thay vì ngắt lời, hãy lắng nghe sếp một cách chân thành. Hãy để sếp trút hết những bực dọc. Đồng thời, bạn hãy sử dụng kỹ thuật “lặp lại” (mirroring) bằng cách lặp lại những từ khóa hoặc ý chính mà sếp vừa nói, với giọng điệu trầm lắng và thấu hiểu.
Ví dụ, khi sếp nói: “Số liệu tệ hại!”, bạn có thể đáp lại một cách nhẹ nhàng: “Số liệu tệ hại ạ?”.
Mục đích của việc này là để sếp cảm thấy bạn đang thực sự lắng nghe và cố gắng hiểu vấn đề từ góc độ của họ. Nó cũng giúp bạn có thêm thời gian để xử lý tình huống và tránh những phản ứng bốc đồng.

Bước 2: “Gán nhãn” cảm xúc và tạo sự đồng cảm
Sau khi sếp đã bày tỏ xong, hãy thử “gán nhãn” (labeling) những cảm xúc mà bạn nhận thấy ở họ. Điều này cho thấy bạn không chỉ nghe những gì họ nói mà còn cảm nhận được trạng thái của họ.
Bạn có thể nói: “Có vẻ như anh/chị đang rất thất vọng về kết quả này.” hoặc “Tôi hiểu rằng anh/chị đang cảm thấy lo lắng về tiến độ của chiến dịch.”.
Việc này giúp xoa dịu phần nào cơn nóng giận của sếp vì họ cảm thấy được thấu hiểu. Đây là bước quan trọng để xây dựng một không khí đối thoại tích cực hơn.

Bước 3: Sử dụng câu hỏi hiệu chỉnh (Calibrated questions) để khơi gợi giải pháp
Khi sếp đã hạ nhiệt phần nào, đừng vội vàng đưa ra lời giải thích hay đổ lỗi. Thay vào đó, hãy sử dụng những câu hỏi hiệu chỉnh  (thường bắt đầu bằng “How” hoặc “What”) để hướng sếp cùng tham gia vào việc tìm kiếm giải pháp.
Ví dụ:
• “Theo anh/chị, điều gì cụ thể trong số liệu này khiến anh/chị không hài lòng?”
• “Chúng ta có thể làm gì để cải thiện tình hình trong thời gian còn lại của chiến dịch?”
• “Anh/chị có những gợi ý nào để đội ngũ có thể thực hiện tốt hơn trong những chiến dịch tiếp theo?”
Những câu hỏi này giúp sếp chuyển từ trạng thái giận dữ sang tư duy giải quyết vấn đề. Họ sẽ cảm thấy mình được tôn trọng và có vai trò trong việc tìm ra hướng đi.

Bước 4: Im lặng và lắng nghe câu trả lời
Sau khi đặt câu hỏi, hãy im lặng và lắng nghe câu trả lời của sếp. Đừng ngắt lời hoặc cố gắng phản biện ngay lập tức. Hãy để sếp chia sẻ quan điểm và ý tưởng của họ.
Sự im lặng có sức mạnh kỳ diệu. Nó không chỉ cho bạn thời gian để suy nghĩ mà còn tạo tác động nhẹ nhàng lên đối phương, khuyến khích họ đưa ra những thông tin chi tiết hơn.

Bước 5: Tìm kiếm điểm chung và hành động
Sau khi đã hiểu rõ hơn về những lo ngại của sếp và những gợi ý của họ, hãy cố gắng tìm kiếm những điểm chung và cùng nhau xây dựng kế hoạch hành động cụ thể.
Bạn có thể tóm tắt lại những gì đã trao đổi và đề xuất những bước đi tiếp theo một cách chủ động và trách nhiệm. Điều này sẽ cho sếp thấy bạn không chỉ lắng nghe mà còn cam kết giải quyết vấn đề.

Bài học Paha rút ra:
Trong những tình huống căng thẳng, việc giữ được sự bình tĩnh và áp dụng những kỹ năng đàm phán thông minh sẽ giúp bạn không chỉ vượt qua cơn nóng giận của sếp mà còn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn và chứng minh năng lực của mình.
Hãy nhớ rằng, mục tiêu của chúng ta không phải là “thắng thua” trong cuộc đối thoại, mà là cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất cho công việc, đúng theo tinh thần “Win-Win” mà Paha luôn hướng tới. Đây chính là con đường giúp bạn “Grow” mỗi ngày và tiến xa hơn trong sự nghiệp Digital Marketing của mình!