Nếu bạn đang phỏng vấn cho các vị trí có trách nhiệm quản lý, chắc chắn bạn sẽ gặp phải các câu hỏi hành vi liên quan đến kinh nghiệm quản lý con người. Trong một bài học khác, chúng ta đã đề cập đến các câu hỏi hành vi về khả năng lãnh đạo. Mặc dù có sự trùng lặp giữa kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng quản lý, nhưng bài học này sẽ tập trung vào các câu hỏi về quản lý đội nhóm hàng ngày. Lãnh đạo thường gắn với tầm nhìn dài hạn và khả năng truyền cảm hứng, trong khi quản lý thiên về vận hành, lập kế hoạch và tối ưu hiệu suất công việc.
Ngay cả ứng viên ở cấp độ entry-level cũng có thể được hỏi về khả năng lãnh đạo, bởi vì nhiều công ty tìm kiếm tiềm năng lãnh đạo ở mọi cấp độ. Tuy nhiên, để thực sự quản lý một đội nhóm, bạn cần nhiều kỹ năng hơn là chỉ đơn thuần tạo động lực. Trong bài này, chúng ta sẽ đi sâu vào những câu hỏi phỏng vấn hành vi phổ biến nhất về kỹ năng quản lý.
Có rất nhiều kỹ năng liên quan đến việc quản lý con người, nhưng chúng ta sẽ tập trung vào năm nhóm kỹ năng thường xuất hiện nhất trong các cuộc phỏng vấn:
Lập kế hoạch
Tạo động lực cho nhân viên
Quản lý hiệu suất công việc
Phát triển nhân sự
Xây dựng đội nhóm
Trước khi đi vào từng nhóm kỹ năng và cách trả lời câu hỏi, hãy nhớ rằng các câu hỏi hành vi thường bắt đầu bằng:
“Hãy kể về một lần bạn…”
“Cho tôi một ví dụ về…”
Nhà tuyển dụng muốn dựa vào những gì bạn đã làm trong quá khứ để dự đoán cách bạn sẽ làm việc trong tương lai.
Ngoài ra, không phải vị trí quản lý nào cũng giống nhau. Một công việc có thể yêu cầu bạn xây dựng đội nhóm từ đầu, trong khi một công việc khác có thể tập trung vào quản lý một đội nhóm lớn, đa quốc gia hoặc phát triển nhân viên trẻ. Vì vậy, trước khi trả lời phỏng vấn, hãy đọc kỹ mô tả công việc để xác định đâu là các kỹ năng quản lý quan trọng nhất cho vị trí đó.
Hầu hết các vai trò quản lý đều yêu cầu kỹ năng lập kế hoạch – từ phân công công việc, lên lịch trình, đến điều phối giao tiếp trong nhóm. Một số câu hỏi phổ biến về lập kế hoạch bao gồm:
“Hãy kể về một lần bạn xây dựng kế hoạch cho một chiến dịch digital marketing.”
“Hãy chia sẻ về một lần bạn gặp phải rào cản khi thực hiện kế hoạch và cách bạn điều chỉnh nó.”
“Cho tôi một ví dụ về một thử thách trong việc quản lý tiến độ công việc mà bạn đã phải giải quyết.”
Ví dụ:
“Khi làm việc tại một agency digital marketing, tôi từng lên kế hoạch cho một chiến dịch quảng cáo Tết cho một thương hiệu FMCG. Ban đầu, chúng tôi dự kiến chạy các kênh Facebook, Google Ads và TikTok, nhưng sát ngày triển khai, TikTok cập nhật chính sách quảng cáo khiến chiến lược ban đầu không còn phù hợp. Tôi đã nhanh chóng tổ chức một cuộc họp với team media để phân bổ lại ngân sách và điều chỉnh kế hoạch, đảm bảo chiến dịch vẫn đạt KPI mà không bị chậm tiến độ.”
Một nhà quản lý giỏi cần biết cách giữ động lực cho đội nhóm, ngay cả khi gặp áp lực công việc. Một số câu hỏi về tạo động lực:
“Hãy kể về một lần bạn giải quyết vấn đề tinh thần làm việc trong nhóm.”
“Bạn đã từng làm gì khi một thành viên trong nhóm không đạt hiệu suất mong muốn?”
“Hãy chia sẻ một lần bạn cần truyền cảm hứng để team hoàn thành deadline quan trọng.”
Ví dụ:
“Khi làm việc tại một công ty thương mại điện tử, nhóm tôi chịu trách nhiệm quản lý chiến dịch affiliate marketing. Trong đợt sale lớn, khối lượng công việc tăng đột biến, khiến team bị quá tải. Nhận thấy tinh thần nhân viên giảm sút, tôi tổ chức một cuộc họp ngắn mỗi sáng để cập nhật tiến độ, khen thưởng những cá nhân có đóng góp nổi bật, và chia sẻ cách team có thể làm việc thông minh hơn thay vì chỉ làm việc nhiều hơn. Kết quả là team đã hoàn thành chiến dịch đúng hạn với doanh số tăng 35%.”
Quản lý hiệu suất là phần quan trọng trong vai trò quản lý. Bạn cần đảm bảo nhân viên có đủ công cụ để làm tốt công việc và biết cách xử lý khi có vấn đề xảy ra. Các câu hỏi về quản lý hiệu suất thường gặp:
“Hãy kể về lần gần nhất bạn phải đánh giá hiệu suất tiêu cực của một nhân viên.”
“Bạn từng gặp vấn đề hiệu suất trong nhóm như thế nào? Cách bạn giải quyết?”
“Làm thế nào bạn phản hồi hiệu suất công việc của nhân viên một cách hiệu quả?”
Ví dụ:
“Khi làm tại một startup về SaaS, một thành viên trong nhóm content marketing liên tục trễ deadline và chất lượng bài viết không đạt yêu cầu. Tôi đã gặp riêng bạn ấy để tìm hiểu vấn đề và phát hiện rằng bạn ấy đang gặp khó khăn với định hướng nội dung mới. Tôi đề xuất một kế hoạch training 1-1 và cung cấp thêm tài liệu tham khảo. Sau 3 tuần, chất lượng bài viết cải thiện đáng kể và bạn ấy bắt đầu chủ động hơn trong công việc.”
Một nhà quản lý giỏi không chỉ giám sát công việc mà còn giúp nhân viên phát triển chuyên môn. Một số câu hỏi về phát triển nhân sự:
“Bạn đã từng huấn luyện hoặc cố vấn cho ai để họ đạt được thành công?”
“Cho một ví dụ về phản hồi mang tính xây dựng mà bạn đã đưa ra gần đây.”
“Lời khuyên hữu ích nhất bạn từng đưa ra cho một thành viên trong nhóm là gì?”
Ví dụ:
“Tôi từng có một nhân viên mới vào làm digital marketing nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm chạy quảng cáo. Tôi đã lên kế hoạch training từng bước, cho bạn ấy cơ hội chạy các chiến dịch nhỏ trước khi chuyển sang quản lý ngân sách lớn hơn. Sau 6 tháng, bạn ấy không chỉ thành thạo mà còn đề xuất được nhiều sáng kiến tối ưu hiệu quả chiến dịch.”
Một số vị trí quản lý yêu cầu bạn phải xây dựng đội nhóm từ đầu, bao gồm xác định nhu cầu nhân sự, tuyển dụng và đào tạo. Một số câu hỏi về xây dựng đội nhóm:
“Bạn có kinh nghiệm xây dựng đội nhóm như thế nào?”
“Hãy kể về một lần bạn tuyển được một nhân viên xuất sắc.”
“Bạn đã từng đưa ra quyết định tuyển dụng sai lầm chưa? Điều đó dạy bạn điều gì?”
Ví dụ:
“Khi gia nhập một công ty fintech, tôi là người đầu tiên trong team Performance Marketing. Tôi đã tuyển thêm hai nhân viên junior và hướng dẫn họ từ đầu về tối ưu hóa quảng cáo. Nhờ quá trình đào tạo bài bản, sau 8 tháng, họ có thể tự chạy chiến dịch lớn mà không cần nhiều sự giám sát từ tôi.”