“Delegate” nghĩa là phân công nhiệm vụ hoặc quyền hạn cho người khác. Khả năng giao việc một cách thông minh là kỹ năng then chốt đối với bất kỳ vị trí quản lý nào.
Là một người quản lý, bạn không thể tự mình xử lý tất cả mọi việc. Nhưng đồng thời, bạn cũng cần phải nắm rõ tiến độ công việc của team và biết khi nào cần can thiệp hoặc hỗ trợ. Duy trì được sự cân bằng này đòi hỏi kỹ năng lẫn kinh nghiệm thực tiễn.
Nhà tuyển dụng muốn nghe bạn chia sẻ cách bạn tiếp cận việc giao việc. Nếu bạn không thể trình bày một ví dụ cụ thể, mạch lạc, họ có thể nghi ngờ về năng lực quản lý thực sự của bạn. Hãy nhớ lại và chọn một dự án yêu cầu phối hợp nhiều thành viên, tốt nhất là một dự án phức tạp, có nhiều thách thức, nhưng cuối cùng mang lại kết quả rõ rệt cho doanh nghiệp.
Nếu bạn đang bước lên vai trò quản lý lần đầu, có thể bạn chưa có ví dụ “điển hình”. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể ghi điểm bằng cách kể lại một tình huống bạn giao việc cho thực tập sinh, cộng tác viên, hoặc thành viên không trực tiếp báo cáo cho bạn, hoặc từ các hoạt động ngoại khóa, dự án tình nguyện hay khóa học gần đây (đừng kể lại chuyện quá xa xưa).
“Trong vai trò Digital Marketing Manager tại một startup thương mại điện tử, tôi từng đảm nhiệm chiến dịch rebranding toàn bộ hệ thống nhận diện thương hiệu online. Đây là một dự án lớn, bao gồm thiết kế lại toàn bộ landing page, cập nhật nội dung email marketing, và đồng bộ thông điệp thương hiệu trên các kênh như Facebook Ads, Google Ads và Zalo OA.
Do nguồn lực giới hạn, tôi phải giao phó phần lớn khối lượng công việc cho các bạn trong team, gồm cả nhân viên chính thức và cộng tác viên. Cụ thể, tôi giao bạn phụ trách nội dung lead dự án content, một bạn thiết kế tập trung xử lý hình ảnh và banner quảng cáo, và một bạn junior trong team chạy performance ads sẽ phụ trách test A/B các thông điệp thương hiệu mới.
Để đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng, tôi thiết lập một lịch họp check-in ngắn 15 phút mỗi sáng và review toàn bộ tiến độ vào thứ Sáu hàng tuần. Ngoài ra, tôi tạo một board quản lý công việc trên Trello, trong đó phân rõ deadline, KPI và người chịu trách nhiệm từng đầu việc. Trong quá trình triển khai, tôi cũng trực tiếp hỗ trợ khi cần đưa ra quyết định quan trọng như chọn phương án hình ảnh phù hợp nhất với insight khách hàng.
Kết quả, chiến dịch giúp tăng CTR quảng cáo lên 35%, giảm CPA trung bình xuống 20% và lượng khách quay lại website tăng gấp đôi sau 6 tuần. Quan trọng hơn, tôi nhận thấy các bạn trong team đã chủ động hơn, tự tin hơn và bắt đầu biết cách quản lý dự án nhỏ riêng của mình sau đó. Đây là một ví dụ rất cụ thể về cách tôi thực hành giao việc hiệu quả mà vẫn kiểm soát được chất lượng đầu ra.”