Sau khi bạn đã thu thập đủ tài liệu, hãy soạn một bản ghi nhớ ngắn gọn để gửi trước buổi đánh giá. Đây là bước 2 trong quy trình giao tiếp: khiến sếp bạn công nhận những thành tích bạn đã đạt được. Việc này phải được thực hiện trong một buổi gặp trực tiếp — chỉ gửi bản ghi nhớ thôi sẽ không đủ — nhưng bạn vẫn nên gửi bản này. Gửi bản in giấy, không gửi email. Hãy giữ nội dung chỉ trong một trang. Bạn có thể chuẩn bị thêm tài liệu nhiều trang để bổ sung sau nếu cần, nhưng một trang duy nhất sẽ có lợi thế đặc biệt: sếp của bạn sẽ thực sự đọc nó!
Hãy bắt đầu bản ghi nhớ bằng cách cảm ơn sếp vì đã tạo cơ hội cho bạn được làm việc và đóng góp cho tổ chức trong suốt X tháng hoặc năm vừa qua. Sau đó, bạn tiếp tục: vì buổi đánh giá hiệu suất sắp tới, bạn đã chuẩn bị một bản tóm tắt các điểm nổi bật trong giai đoạn vừa qua, với mong muốn đây sẽ là nền tảng để thảo luận về mục tiêu trong X tháng hoặc năm sắp tới.
Tiếp theo, liệt kê ngắn gọn 5 thành tích nổi bật nhất của bạn dưới dạng các gạch đầu dòng. Hãy đảm bảo chúng ngắn gọn, tích cực và tập trung vào kết quả đạt được.
.
1. “Good show” – Là những công việc bạn đã làm có tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ hoặc tạo ra doanh thu/giá trị rõ ràng.
Ví dụ: “Tối ưu chiến dịch quảng cáo Facebook cho dòng sản phẩm A, giúp giảm 42% chi phí CPA so với quý trước và tăng tỷ lệ chuyển đổi trang đích lên 18%.”
.
2. “Nice going” – Là khả năng xử lý tốt công việc thường ngày. Đừng xem nhẹ các nhiệm vụ thường xuyên; hãy nhắc lại với sếp về những lợi ích đến từ việc bạn hoàn thành tốt công việc cơ bản.
Ví dụ: “Quản lý nội dung fanpage thương hiệu B liên tục trong 6 tháng qua, đảm bảo lịch đăng bài đều đặn, xử lý bình luận/inbox kịp thời và duy trì chỉ số tương tác ổn định ở mức trung bình 9%/bài.”
.
3. “Could’ve been worse” – Là những tình huống tưởng chừng như thất bại, nhưng bạn đã nỗ lực để giảm thiểu thiệt hại.
Ví dụ:
“Trong chiến dịch quảng cáo Tết vừa rồi, kết quả ROAS chỉ đạt 2.3 thay vì kỳ vọng 3.0, tuy nhiên đây là kết quả vẫn tốt hơn mặt bằng chung trong ngành. Trong bối cảnh ngân sách cắt giảm và giá CPM tăng đột biến, team vẫn duy trì doanh thu và học được nhiều insight để cải thiện kế hoạch cho năm sau.”
Kết thúc bản ghi nhớ bằng một lời bày tỏ rằng bạn mong muốn được tham gia vào một cuộc thảo luận tích cực. Tuyệt đối không đề cập đến việc tăng lương trong bản ghi nhớ.
Hãy gửi bản ghi nhớ này trước buổi đánh giá khoảng 7 – 10 ngày.
=> Nếu việc phân loại hiệu quả theo 3 nhóm trên quá phức tạp với bạn thì bạn có thể làm theo cách giản lược là trình bày theo độ ưu tiên giảm dần các thành tích tốt nhất đến giảm dần.
.
Với cách trình bày như trên, bản ghi nhớ này chỉ nên gửi đến người sẽ trực tiếp đánh giá bạn. Nếu bạn chuẩn bị sớm hơn (trước buổi review khoảng một tháng), bạn có thể sử dụng một phần nội dung từ journal để tạo thành báo cáo gửi cho nhiều người quản lý. Mục tiêu ở đây là khiến nhiều người biết đến đóng góp của bạn, nhưng cách hiệu quả nhất để làm điều đó là đưa dưới dạng yêu cầu góp ý.
Bạn có thể chuẩn bị một bản tóm tắt một trang kèm theo một vài trang chi tiết về cách bạn đạt được kết quả và các câu hỏi thực sự mà bạn đã nghĩ đến trong quá trình chuẩn bị. Không có điều gì trong công việc lại rạch ròi tuyệt đối; luôn có những lựa chọn khác, lo lắng về hệ quả, hay các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định. Việc xin ý kiến người khác sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong tương lai. Gửi bản tóm tắt đó và mời họ góp ý. Sau một tuần, hãy chủ động follow-up.
Nhớ rằng: nếu bạn làm việc tốt đến mức không ai để ý, thì… đúng là không ai để ý thật!