Đảm bảo sếp đã đọc các thành tích của bạn
Sau khi đã tập hợp đầy đủ tài liệu, hãy soạn một bản ghi nhớ chuẩn bị cho buổi đánh giá.
Như bạn đã biết, bước thứ 2 trong quy trình giao tiếp là khiến cấp trên ghi nhận những thành tựu của bạn.
Điều này chỉ có thể đạt được thông qua một cuộc gặp trực tiếp; việc chỉ gửi bản ghi nhớ thôi thì chẳng mang lại mấy hiệu quả.
Tuy nhiên, bạn vẫn nên gửi bản ghi nhớ đó.
Hãy gửi bản cứng thay vì email và trình bày gói gọn trong 01 trang giấy.
Bạn có thể chuẩn bị một tài liệu dài hơn để làm tư liệu bổ trợ, nhưng phiên bản một trang có một ưu điểm đơn giản mà độc đáo so với bản dài:
.
Cấp trên của bạn thực sự sẽ đọc nó!
Hãy bắt đầu bản ghi nhớ bằng lời cảm ơn cấp trên vì cơ hội được làm việc và đóng góp cho tổ chức trong suốt X tháng hoặc một năm qua.
Vì sắp đến kỳ đánh giá (bạn viết tiếp), bạn đã chuẩn bị một bản tóm tắt các điểm nổi bật trong giai đoạn này, với kỳ vọng rằng nó sẽ mở đường cho cuộc thảo luận về các mục tiêu cho X tháng hoặc một năm tiếp theo.
Sau đó, hãy liệt kê 5 thành tựu hàng đầu của bạn dưới dạng các gạch đầu dòng.
Hãy trình bày ngắn gọn, tích cực và tập trung vào kết quả.
Mỗi thành tựu sẽ thuộc một trong 3 nhóm:
- “Thành tích xuất sắc” (Good show),
- “Hoàn thành tốt” (Nice going), hoặc
- “Kết quả chấp nhận được/Tránh được rủi ro” (Could’ve been worse).
Nhóm “Thành tích xuất sắc” bao gồm những công việc bạn đã thực hiện có tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ hoặc quy mô lợi nhuận/dịch vụ.
Ví dụ:
- Tăng doanh thu và lượng KH thông qua việc tối ưu và mở rộng các kênh quảng cáo trả phí.
Kết quả:
- Doanh số tăng 37% so với năm trước và tỷ lệ KH rời bỏ giảm 20%.
Trái ngược với mức tăng trưởng có thể đo lường được của nhóm “Thành tích xuất sắc”, nhóm “Hoàn thành tốt” tập trung vào khả năng xử lý các công việc thường nhật của bạn.
.
Đừng coi những trách nhiệm thông thường trong công việc là điều hiển nhiên.
Hãy nhắc nhở cấp trên về những lợi ích có được chỉ đơn giản nhờ việc bạn hoàn thành tốt công việc của mình.
Ví dụ:
- “Tăng năng lực đội ngũ, tuyển dụng và đào tạo 23 nhân viên trong năm qua, đồng thời giảm tỷ lệ nghỉ việc.
Kết quả:
- Tôi tin rằng sếp đã có một năm hoàn toàn an tâm về Khối Marketing và không nhận được bất kỳ lời phàn nàn đáng kể nào từ nhân viên.”
Hạng mục cuối cùng, “Mọi chuyện lẽ ra đã có thể tồi tệ hơn,” đề cập đến những điều mà thoạt nhìn có vẻ là thất bại.
Ví dụ:
- “Sản lượng doanh thu giảm 30%,”
- “Dự án chiến lược chưa hoàn thành”
- “Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc tăng gấp đôi,”
- “Lợi nhuận sụt giảm,” hoặc
- “Chúng ta đang gánh khoản lỗ lớn!”
Tuy nhiên, nếu bạn đã nỗ lực hết mình, hoàn toàn có cơ sở để nói rằng “mọi chuyện lẽ ra đã có thể tồi tệ hơn.”
Hãy nêu rõ hoàn cảnh làm việc của bạn (lưu ý: không đổ lỗi, chỉ trình bày sự thật) và biến những khó khăn đó thành thành tựu.
Ví dụ:
- “Giữ chân được 30% nhân sự trong năm qua bất chấp việc cắt giảm lương và sa thải. Tôi có một đội ngũ tận tâm, sẵn sàng cống hiến cho nỗ lực vượt qua suy thoái kinh tế của công ty, đồng thời duy trì sự vững mạnh của bộ phận để chuẩn bị cho các bước phát triển tiếp theo.”
.
Kết thúc bản ghi nhớ bằng việc bày tỏ mong muốn có 1 cuộc thảo luận hiệu quả
Đừng đề cập đến chuyện tăng lương trong bản ghi nhớ này.
Hãy gửi bản ghi nhớ từ 7 đến 10 ngày trước buổi đánh giá hiệu suất.
Bạn nên gửi cho ai?
Với cách soạn thảo bản ghi nhớ này, nó chỉ dành cho người trực tiếp đánh giá bạn.
Nếu bạn hoàn thành sớm (trước khoảng 1 tháng), bạn có thể tận dụng một phần nội dung đó để gửi dưới dạng báo cáo cho nhiều quản lý khác.
Tất nhiên, mục đích là để mọi người biết về kết quả công việc tốt đẹp của bạn, nhưng cách tốt nhất để làm điều đó là biến nó thành một lời đề nghị xin ý kiến phản hồi.
Hãy chuẩn bị một bản ghi nhớ hoặc bản tóm tắt dài một trang, kèm theo các trang phụ lục chi tiết về cách bạn đạt được kết quả, cũng như trình bày trung thực những câu hỏi nảy sinh trong quá trình bạn chuẩn bị tài liệu.
Trong cuộc sống, hiếm có vấn đề nào rạch ròi đến mức không còn lựa chọn nào khác, không có nỗi lo về hậu quả, hay không cần cân nhắc thêm các yếu tố khác khi ra quyết định.
Việc tham khảo ý kiến người khác về các quyết định của mình – dù là nhìn lại chuyện đã qua – chính là cách để làm việc hiệu quả hơn trong tương lai.
Vì vậy, hãy gửi tài liệu đi và mời gọi mọi người cùng thảo luận.
Hãy chủ động theo sát vấn đề sau một tuần.
Hãy nhớ rằng, nếu bạn làm việc quá tốt mà không ai để ý thấy, thì sẽ chẳng có ai nhận ra điều đó cả!