Có 4 cấp độ của việc văn bản hóa thỏa thuận:
Cấp độ 1 áp dụng trong mọi trường hợp.
Khi tình huống đòi hỏi sự nhanh chóng, việc “ghi chép nhanh” lại các thỏa thuận trước khi rời bàn đàm phán càng trở nên quan trọng gấp bội.
Mọi việc diễn ra rất nhanh và bạn cần đảm bảo rằng những gì đã thỏa thuận không bị bỏ sót hay lãng quên trong quá trình triển khai.
Việc ghi lại bằng văn bản giúp nhà tuyển dụng chú tâm, nhận thức rõ và hiểu tường tận về các điều khoản, mốc thời gian, con số cụ thể,…
Tôi khuyên bạn nên dùng từ “ghi nhanh” (jot down).
Câu nói “Hãy cùng ghi nhanh lại để đảm bảo sự thống nhất” nghe sẽ thân thiện và bớt gây áp lực hơn nhiều so với câu “Hãy soạn thảo văn bản chính thức”.
Nếu quy trình của công ty là gửi thư mời làm việc bằng văn bản hoặc email, đó chính là Cấp độ 2.
Miễn là bạn đã thống nhất được thời hạn cụ thể để đưa ra quyết định chấp nhận, bạn sẽ không lo bị mất cơ hội vào tay người khác và có thể chờ thư xác nhận từ nhà tuyển dụng.
Đặc biệt là khi lời mời làm việc bao gồm các yếu tố phức tạp hơn mức thông thường (như chỉ có lương, phúc lợi và ngày bắt đầu làm việc), hãy cứ “ghi nhanh” lại các chi tiết đó.
Nếu muốn chủ động hơn trong tình huống này, bạn có thể đề nghị tự soạn và gửi thư chấp nhận, trong đó nhắc lại các nội dung của lời mời làm việc.
Hãy soạn thư dựa trên những ghi chú mà bạn đã “ghi nhanh” lại trước đó.
Hãy ghi lại các nội dung chính của lời mời làm việc một cách gọn gàng ngay trong buổi phỏng vấn và nhờ nhà tuyển dụng xem qua.
Sau đó, hãy giữ lại một bản sao cho chính mình.
Cả bạn và nhà tuyển dụng đều sẽ hài lòng khi mọi thứ được làm rõ ràng ngay từ đầu.
Cấp độ 3: Đôi khi, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn ký các thỏa thuận như cam kết không cạnh tranh, không tiết lộ thông tin…
Chúng có vẻ chỉ là những văn bản mẫu thông thường vô hại, nhưng đừng vội ký ngay.
Hãy tham khảo thông tin về các trường hợp này trong mục “Các Tình huống Đặc biệt” (Special Situations).
Cấp độ 4 xảy ra khi việc chấp nhận lời mời làm việc đi kèm với những rủi ro hoặc đánh đổi lớn – chẳng hạn như khi bạn phải từ bỏ một vị trí công việc hiện tại.
Bạn có thể muốn hạn chế quyền tuyển dụng hoặc sa thải nhân viên “theo ý muốn” (at-will) của nhà tuyển dụng.
Chắc chắn bạn sẽ cần văn bản xác nhận lời mời làm việc; lần này, văn bản đó cần được trình bày dưới dạng thư chính thức, và bạn cũng có thể cần một bản hợp đồng do luật sư soạn thảo.
Thông thường, việc nhận được thư xác nhận này (và quan trọng hơn là có thêm thời gian để cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng) sẽ không gặp trở ngại gì.
Các tình huống cần đến hợp đồng chính thức cũng được đề cập trong mục “Khi nào tôi cần trao đổi với luật sư” (When Do I Need to Talk to a Lawyer).
Hãy trì hoãn việc thông báo nghỉ việc cho công ty hiện tại cho đến khi bạn đã nhận được thư xác nhận hoặc thỏa thuận chính thức từ nhà tuyển dụng mới.