Giống với những từ ngữ và lời nói nhẹ nhàng như “có lẽ”, “có thể”, “em nghĩ” và “dường như”, những câu hỏi mở hiệu chỉnh làm giảm đi sự công kích trong câu nói có tính đối đầu hoặc yêu cầu kết thúc đóng ngược lại khiến đối phương tức giận.
Chúng hiệu quả bởi chúng tùy thuộc vào sự diễn dịch của người phỏng vấn, thay vì xác định rõ ràng từ đầu.
Chúng cho phép bạn giới thiệu những ý tưởng và yêu cầu mà không gây ra cảm giác độc đoán hoặc ép buộc.
Vẻ đẹp thực sự của câu hỏi hiệu chỉnh chính là nó không đưa ra một mục tiêu nào để tấn công như câu khẳng định.
Câu hỏi hiệu chỉnh có sức mạnh trong việc giảng giải người tuyển dụng về vấn đề, thay vì gây ra mâu thuẫn, bằng cách bảo họ vấn đề là gì.
Nhưng những câu hỏi hiệu chỉnh không đơn thuần là những yêu cầu ngẫu nhiên để đưa ra ý kiến.
Chúng có định hướng: Một khi bạn đã biết được cuộc đối thoại cần đi theo hướng nào, bạn nên thiết kế các câu hỏi để làm dịu cuộc đối thoại theo hướng đó, song song với đó, bạn phải để HR nghĩ chính họ là người dẫn dắt bạn đến.
Đó là lý do vì sao gọi những câu hỏi này là câu hỏi hiệu chỉnh.
Bạn phải hiệu chỉnh chúng cẩn thận, cũng giống như bạn hiệu chỉnh thông điệp quảng cáo hoặc khi cân đo đong đếm, nhắm vào một vấn đề cụ thể.
Tin vui là, có những quy tắc cho việc này.
Trước hết, những câu hỏi hiệu chỉnh tránh sử dụng các từ như có thể, có phải.
Đó là những câu hỏi kết thúc đóng chỉ cần trả lời đơn giản với “có” hoặc “không”.
Thay vào đó, chúng bắt đầu với danh sách những từ được biết đến như những câu hỏi của phóng viên: ai, điều gì, khi nào, ở đâu, vì sao và làm sao/như thế nào.
Những từ này gợi cảm hứng cho đối phương suy nghĩ và sau đó trò chuyện cởi mở hơn.
Nhưng hãy để tôi cắt ngắn danh sách hơn nữa: bắt đầu tốt nhất là với điều gì (what), làm sao/như thế nào (how) và đôi khi là tại sao (why).
Không gì khác.
Bạn có thể sử dụng điều gì và làm sao/như thế nào để hiệu chỉnh gần như bất kỳ câu hỏi nào.
“Những kinh nghiệm của em có phù hợp không?” có thể trở thành “Chị thấy kinh nghiệm của em như thế nào?” hay “Điều gì trong các kinh nghiệm của em sẽ tốt nhất cho chị?”
Bạn thậm chí có thể hỏi: “Điều gì ở em khiến chị thấy chưa phù hợp?” và chắc rằng bạn sẽ khơi gợi được một cơ số thông tin hữu ích khác từ đối phương.
Ngay cả một câu hỏi gay gắt như “Tại sao chị thấy em không phù hợp?” cũng có thể hiệu chỉnh thành “Điều gì khiến chị thấy em không phù hợp?” đã loại bỏ đi cảm xúc và làm cho câu hỏi bớt trở nên kết tội hơn.
Bạn nên dùng những câu hỏi hiệu chỉnh sớm và thường xuyên, và có một số câu hỏi bạn sẽ sử dụng trong giai đoạn đầu của mọi cuộc đàm phán.
“Thách thức lớn nhất chị đang gặp phải là gì?” là một trong những câu hỏi ấy.
Chỉ để khiến nhà tuyển dụng chia sẻ cho bạn điều gì đó về bản thân họ, một công việc quan trọng đối với bất kỳ cuộc đàm phán nào bởi đàm phán chính là một quá trình thu thập thông tin.
Đây là một số câu hỏi dự phòng khác có thể sử dụng trong hầu hết các cuộc đàm phán, phỏng vấn, tùy thuộc vào từng tình huống:
Ngụ ý của bất kỳ một câu hỏi được hiệu chỉnh tốt là bạn muốn những gì nhà tuyển dụng muốn nhưng bạn cần thông tin của họ để giải quyết vấn đề.
Nó thực sự hấp dẫn với những kiểu đối phương quyết liệt hoặc tự cao tự đại.
Bạn không chỉ ngầm đề nghị sự giúp đỡ – kích thích lòng tốt và giảm bớt sự phòng vệ – bạn còn bố trí một tình huống mà trong đó, người phỏng vấn cứng đầu trước đây lúc này đang sử dụng nguồn tư duy và cảm xúc của mình để vượt qua thách thức của bạn.
Đó là bước đầu tiên để khiến đối phương tiếp thu con đường của bạn – cùng những trở ngại trên đó – và xem chúng cũng là trở ngại của họ.
Nó dẫn dắt nhà tuyển dụng đi đến việc thiết kế ra một giải pháp.
Giải pháp của bạn.
Hiệu chỉnh những câu hỏi để đưa đối phương theo hướng giải quyết vấn đề của bạn. Điều này sẽ khuyến khích họ dùng nhiều năng lượng hơn trong việc đưa ra giải pháp.
Bí quyết nắm thế trên cơ trong một cuộc đàm phán là cho phía bên kia ảo tưởng về quyền kiểm soát.
Đó là lý do vì sao các câu hỏi hiệu chỉnh là xuất chúng: Câu hỏi hiệu chỉnh khiến đối phương cảm thấy như họ đang nắm quyền, trong khi bạn mới thực sự là người đóng khung cuộc đối thoại.
Đối phương không hề biết họ đang bị giới hạn bởi những câu hỏi của bạn.
Ps:
Ai, khi nào và ở đâu thường chỉ để đối phương chia sẻ những sự kiện không cần suy nghĩ.
Tránh những câu hỏi có thể trả lời bằng “Vâng” hoặc những mẩu thông tin nhỏ. Chúng ít đòi hỏi sự suy nghĩ và gợi cảm hứng cho nhu cầu của con người về sự đền đáp; bạn sẽ được mong đợi đáp trả họ một điều gì đó.
Và tại sao có thể gây phản tác dụng.
Bất chấp ngôn ngữ của tại sao được diễn dịch như thế nào, nó cũng đều là sự kết tội.
Rất hiếm khi nó đem đến lợi thế cho bạn.
Đừng dùng những câu hỏi bắt đầu bằng “Tại sao” trừ khi bạn muốn đối phương bảo vệ mục tiêu nào đó phục vụ cho bạn. “Tại sao” luôn là một sự cáo buộc, trong bất kỳ ngôn ngữ nào.
Ví dụ như: “Tại sao chị lại cân nhắc mời em phỏng vấn thay vì những ứng viên khác?” hay “Tại sao chị lại dành thời gian cân nhắc em?”
Và tất nhiên, giọng điệu, sự tôn trọng và tính khiêm nhường là điều quan trọng.
Còn không, hãy xem tại sao như một vết cháy trên lò nóng – đừng chạm vào nó.